1  Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Tampereen Energia Oy
Y-tunnus: 0153791-8
Postiosoite: Voimakatu 17, 33100 Tampere
Puhelin: 020 630 3001
www.tampereenenergia.fi

Tampereen Energia -konsernissa on yhteinen tietosuojaorganisaatio ja tietosuojavastaava, johon voit olla yhteydessä tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn liittyen: 
Sähköposti: tietosuoja@tampereenenergia.fi 

2  Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Tampereen Energia Oy (jäljempänä myös ”rekisterinpitäjä”) kerää ja käsittelee asiakkaittensa ja potentiaalisten asiakkaittensa tai näiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Löydät lisätietoja rekisterinpitäjän suorittamasta muusta henkilötietojen käsittelystä Tampereen Energia -konsernin keskitetyiltä tietosuojasivuilta: https://www.tampereenenergia.fi/tietosuoja/.

3  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • asiakassuhteen luominen, hoitaminen ja kehittäminen
  • asiakastietojen ylläpito
  • laskuttaminen (sis. maksujen valvonta ja perintä)
  • palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen sekä niiden laadun varmentaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen
  • palveluiden ja tuotteiden markkinointi
  • kilpailujen ja arvontojen suorittaminen
  • asiakastapahtumien järjestäminen
  • asiakaspalvelu ja asiakasviestintä, ml. asiakas- ja valvomopuhelut
  • yhteydenottojen käsittely ja niihin vastaaminen
  • sähköisen asioinnin mahdollistaminen
  • työturvallisuuden ylläpitäminen ja parantaminen
  • verkkosivujen toiminnan mahdollistaminen, analysoiminen ja kehittäminen (ks. tarkemmin ”Verkkosivut ja evästeet” tietosuojaselosteelta).

Tietoja voidaan myös käyttää tilastointiin ja tieteelliseen tutkimukseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on annettu suostumus (esim. Sähkispalvelu ja kilpailuihin osallistuminen), rekisteröidyn kanssa tehdyn sopimuksen täytäntöönpano tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen (esim. asiakassopimukset kuluttaja-asiakkaiden kanssa), lakisääteisten velvoitteidemme noudattaminen (esim. sähkömarkkinalain ja kirjanpitolain vaatimukset), oikeutettu etumme (esim. asiakassopimukset organisaatioasiakkaiden kanssa tai palveluidemme kehittäminen) tai henkilöstömme elintärkeiden etujen suojaaminen (esim. turvallisuushavaintojen tekeminen). Käsittelyn oikeusperusteen ollessa oikeutettu etu, ovat oikeutetut etumme liiketoiminnan harjoittaminen ja palveluiden tuottaminen, tukeminen ja kehittäminen. Siinä määrin kuin tietoja käytetään tieteelliseen tutkimukseen tai tilastointiin, on käsittelyperusteena yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen (tieteellinen tutkimus).

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

4  Kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

  • asiakkaan perustiedot (esim. nimi, syntymäaika, henkilötunnus, asiakasnumero, käyttöpaikka)
  • yhteystiedot (esim. puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite)
  • työtehtävä/titteli ja työnantaja, kun rekisteröity on yritysasiakkaan edustaja
  • asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot
  • maksamiseen ja laskutukseen liittyvät tiedot
  • energian kulutukseen liittyvät tiedot
  • energian tuottamiseen liittyvät tiedot
  • markkinointikiellot ja -suostumukset sekä mahdolliset tiedot markkinointitoimenpiteistä
  • turvakiellot
  • asiakas- ja valvomopuheluiden äänitallenteet ja aikaleimat
  • mahdolliset lomakkeiden tai muiden yhteydenottojen kautta kertyneet tiedot ja yhteydenottohistoria
  • mahdolliset muut rekisteröidyn vapaaehtoisesti antamat ja tämän suostumuksella kerätyt tiedot.

5  Tietojen alkuperä

Rekisteröityä koskevat henkilötiedot saadaan lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään hänen tullessaan Tampereen Energia Oy:n asiakkaaksi, rekisteröityessään palveluiden käyttäjäksi tai käyttäessään palveluita, pyytäessään tarjouksen, täyttäessään tietonsa verkkosivujen lomakkeelle tai antaessaan suostumuksen tietojen lisäämiseen Tampereen Energia Oy:n asiakastietojärjestelmään. Yritysasiakkaan edustajan tiedot saadaan joko häneltä itseltään tai hänen edustamaltaan organisaatiolta. Henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen tai sopimusperusteinen velvoite, mutta tiettyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sille, että Tampereen Energia Oy voi tarjota palveluitaan ja/tai luoda asiakassuhteen.

Tietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös esim. Väestörekisterikeskuksen, Suomen Asiakastieto Oy:n ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä.

Tampereen Energia Oy tallentaa asiakaspalveluyhteydenotot laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Sähköverkkovalvomon puhelut tallennetaan verkon toimitusvarmuuden ylläpitämiseksi.

6  Tietojen luovutukset

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta muille tahoille kuin rekisterinpitäjän käyttämille alihankkijoille eli henkilötietojen käsittelijöille. Palveluiden tuottamiseksi henkilötietojen käsittelijät käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun. Henkilötietojen käsittelijä on esimerkiksi asiakkuudenhallintajärjestelmän palveluntarjoaja. Vastaamme henkilötietojen käsittelijöiden toimista kuin omistamme ja huolehdimme siitä, että henkilötietojen käsittelijät käsittelevät henkilötietoja vain tässä tietosuojaselosteessa esitettyihin tarkoituksiin sekä ohjeidemme ja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa ja siirtää Tampereen Energia -konsernin muille konserniyhtiöille. Konsernin sisäiset luovutukset perustuvat rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (oikeutettuna etuna liiketoiminnan tehostaminen ja päällekkäisten käsittelytoimien vähentäminen).  Henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa ja siirtää viranomaisille.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa tieteellisen tutkimuksen toteuttamiseksi lainsäädännön sallimissa rajoissa esimerkiksi yliopistoille, joiden kanssa teemme yhteistyötä.

7  Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Ellei lainsäädäntö edellytä pidempää säilytysaikaa, poistetaan tiedot seuraavasti:

  • asiakassopimuksiin liittyviä tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta sopimussuhteen päättymisestä
  • kirjanpitoaineistoon sisältyviä henkilötietoja säilytetään, kunnes on kulunut (enintään) kymmenen (10) vuotta sen tilikauden päättymisestä, jota kirjanpitoaineisto koskee
  • asiakasmarkkinointia ja -viestintää varten käsiteltävät henkilötiedot poistetaan viiden (5) vuoden kuluttua
  • kilpailujen ja arvontojen suorittamista varten kerätyt henkilötiedot poistetaan, kun kilpailu tai arvonta on suoritettu ja voittajalle/voittajille on ilmoitettu
  • yhteydenottolomakkeiden kautta annettuja tietoja säilytetään kaksi (2) vuotta
  • asiakaspuheluiden äänitallenteet säilytetään kaksi (2) vuotta
  • valvomopuheluiden äänitallenteet säilytetään kolme (3) kuukautta
  • turvallisuuspoikkeamiin tai niiden uhkiin liittyvät tiedot säilytetään kymmenen (10) vuotta.

Henkilötietoja voidaan säilyttää pidempiä aikoja siinä määrin, kun se on tarpeen oikeusvaateisiin vastaamiseksi tai puolustautumiseksi.

8  Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU-alueen/ETA:n ulkopuolelle.  Jotkin rekisterinpitäjän käyttämistä palveluntarjoajista ovat kuitenkin sijoittautuneet EU-alueen/ETA:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään/siirtyisi EU:n/ETA:n ulkopuolelle, toteutetaan siirrot aina noudattaen sovellettavaa lainsäädäntöä sekä Euroopan komission antamien vastaavuuspäätösten nojalla tai käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita sekä tarvittavia suojatoimia.

9  Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • pyytää pääsy henkilötietoihin sekä saada kopio käsittelemistämme henkilötiedoista
  • pyytää virheellisten henkilötietojen korjaamista sekä tietyissä tilanteissa pyytää henkilötietojen poistamista
  • peruuttaa antamansa suostumus
  • tietyissä tilanteissa pyytää käsittelyn rajoittamista tai käsittelyn oikeusperusteena ollessa oikeutettu etumme (esimerkiksi puheluiden tallentaminen), vastustaa käsittelyä
  • tietyissä tilanteissa saada henkilötietonsa yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa ja pyytää tietojen siirtämistä toiseen järjestelmään.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan olemalla yhteydessä asiakaspalveluumme, puh. 020 630 3000 tai olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään edellä mainittuja yhteystietoja käyttäen. Oikeuksien toteuttamiseksi voimme joutua pyytämään lisätietoja rekisteröidyn tunnistamiseksi.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa valituksen tekemistä saa osoitteesta: www.tietosuoja.fi.